Bedrijven verdelen de voorkomende werkzaamheden onder de medewerkers. Daardoor kan eenieder zich op een beperkt aantal zaken concentreren en hoeft niet iedereen een duizendpoot te zijn. Artsen maken mensen beter, veiligheidskundigen adviseren over veiligheid, operators bedienen machines, accountmanagers verkopen. En managers en directeuren bepalen de koers van de organisatie en varen die koers. De wettelijke verplichting voor een personeelsvertegenwoordiging (PV) of een ondernemingsraad (OR) lijkt hinderlijk door deze rolverdeling heen te lopen. Daar komt bij dat allerlei verhalen de ronde doen over tijd- en energieverslindende overlegvergaderingen, dwarsliggende OR’s en niet voor hun taak toegeruste leden. Redenen voor directies om de komst van een PV of OR zo lang mogelijk uit te stellen, dan wel de interactie te minimaliseren.
Voordelen OR
Een goed functionerende ondernemingsraad heeft echter belangrijke voordelen voor een bedrijf:
- Nieuwe ideeën. Juist doordat eenieder zijn eigen rol heeft in een organisatie, ziet iedereen slechts een gedeelte van de werkelijkheid. Een algemeen geldend principe is dat wanneer verschillende invalshoeken bij elkaar worden gebracht, nieuwe ideeën aan het licht komen. Dat geldt ook in het kader van de OR, door de gestructureerde dialoog met medewerkers. De directie krijgt bijvoorbeeld nieuwe inzichten voor de koers van de organisatie, of praktische tips voor marktkansen, of input voor beter personeelsbeleid. Maar ook krijgt zij veel eenvoudiger feedback over de (on)mogelijkheden van een voorgenomen beleid(swijziging).
- Grotere betrokkenheid. Medewerkers hebben via de OR invloed op de richting van de organisatie. Doordat zij op die manier medebedenker zijn van de strategie, voelen zij zich ook meer betrokken bij, en verantwoordelijk voor, de uitvoering ervan.
- Rust. In veel gevallen werkt de normale hiërarchie in een organisatie uitstekend om vragen en onduidelijkheden te beantwoorden. Wanneer er echter minder goed functionerende managers zijn, of de onduidelijkheden grotere groepen aangaan, is het handig dat de werknemers een rechtstreekse communicatielijn met de directie hebben. Daardoor kunnen zij vroegtijdig de vragen of problemen die heersen aan de orde stellen. Voordat er werkelijk onrust ontstaat.
Voorwaarden
Deze voordelen komen dus slechts tot uiting wanneer een PV of OR goed functioneert. Hoe kan dat worden bewerkstelligd? De ervaring leert dat er vele variabelen zijn; het volgende viertal is echter van heel groot belang.
Een bedrijf krijgt een goed functionerende OR wanneer de directie of eigenaars het volgende in acht nemen:
- Stap over het cliché-beeld heen. De gemiddelde OR is uit zichzelf liever met hoofdlijnen dan met details bezig. De leden van ondernemingsraden zijn zich over het algemeen terdege bewust van het belang van de continuïteit van het bedrijf en zijn een uitstekende gesprekspartner over beleid en bedrijfsvoering. Werknemers die zich kandidaat stellen voor een OR blijken namelijk vaak juist die personen, die het meeste oog hebben voor de processen in de organisatie en die zich meer dan gemiddeld bij het bedrijf betrokken voelen.
- Voer een open dialoog; geef de ondernemingsraad uw vertrouwen. Wanneer de directie zich beperkt tot de wettelijke verplichtingen, zal ook de OR zich formeel gaan opstellen. Wanneer de OR vroegtijdig bij ontwikkelingen of ideeën wordt betrokken, zal zij zich meedenkend opstellen. ‘Meedenkend’ is iets anders dan ‘meegaand’, maar van een goede discussie vooraf wordt een plan nooit slechter. Het feit dat de OR de werknemers vertegenwoordigt, wil niet zeggen dat alles wat met haar gedeeld wordt ook meteen publiekelijk bekend is: de OR-leden hebben geheimhoudingsplicht.
- Leid de OR-leden op. Voor veel OR-leden zal vergaderen, meedenken over strategische onderwerpen of zelfs om tafel zitten met de directie nieuw zijn. Dat is inefficiënt of zelfs storend. Een OR heeft echter wettelijk recht op een eigen budget. Moedig aan dat dit besteed wordt aan een goede opleiding en training. Dit betaalt zich terug in nuttige, inspirerende OR-vergaderingen. Het zal bovendien niet de eerste keer zijn dat er onvermoede talenten worden aangeboord en er toekomstige leidinggevenden onder de OR-leden blijken te zijn.
- Houd het doel voor ogen. Een belangrijke opdracht aan de leiding van elke organisatie is: stel de continuïteit van de organisatie zeker. Dat is ook een belangrijk belang van de medewerkers en dus een belangrijke opdracht aan de OR. De ideeën over de manier waarop de continuïteit ingevuld moet worden, zullen tussen directie en ondernemingsraad verschillen. In de discussie die dat oplevert zal soms de OR het gelijk van de directie moeten onderkennen, soms zal het omgekeerde het geval zijn en soms leidt de discussie tot nieuwe, betere ideeën. Door steeds de lange termijn van de organisatie voor ogen te houden, kunnen alle betrokkenen de discussie als een middel blijven zien. Dat is een belangrijke factor in het voorkomen van een cliché-OR.
De OR als verbeterinstrument
Elke organisatie krijgt de OR die zij verdient. Wanneer de vier voornoemde voorwaarden zijn vervuld, zal de personeelsvertegenwoordiging of ondernemingsraad een belangrijke bijdrage leveren aan het succes van de onderneming. De voordelen van nieuwe ideeën, een grotere betrokkenheid en rust in de organisatie kunnen dan optimaal tot uiting komen. En dat betekent weer dat de OR een belangrijke bijdrage zal leveren aan het verbetervermogen van de organisatie – in elke stap van de Deming-cirkel. De ondernemingsraad is dus een prima instrument bij verbetering.