Wat kost ISO 9001 certificering?

Wat kost ISO 9001 certificering nou écht? Je weet dat het moment is gekomen: klanten beginnen ernaar te vragen, en je bedrijf is toe aan meer structuur en professionalisering. Maar je hebt ook nog allerlei vragen over de kosten. De antwoorden die je daar tot nu toe op hebt gevonden zijn van het soort ‘dat hangt ervan af’ en ‘vraag een offerte aan’…

Wij zijn graag concreter! Al meer dan 30 jaar helpen we bedrijven zoals dat van jou met het behalen en behouden van hun ISO 9001-certificering. Door deze ervaring weten we goed met welke kosten je rekening moet houden. Je krijgt niet alleen te maken met certificeerders, maar mogelijk ook met een adviesbureau. En ieder heeft z’n eigen prijslogica. Verder moet je nog rekening houden met verborgen kosten, zoals de tijd die je er zelf in moet stoppen of ICT die aangepast moet worden. In dit artikel krijg je inzicht in alle kosten waar je rekening mee moet houden.

Welke soorten kosten zijn er?

Citaat: 'het hangt ervan af'?! Ik wil gewoon weten wat ISO 9001 écht kost Bij het behalen van een ISO 9001-certificaat krijg je in elk geval te maken met:

De tijd van jou en je medewerkers om je bedrijf klaar te maken voor certificatie
De kosten van een certificerende instelling
De tijd van jou en je medewerkers om het kwaliteitssysteem werkend te houden

Daarnaast kun je besluiten geld uit te geven aan:

Begeleiding door een adviseur
Opleiding van je medewerkers
Een platform en/of app om het beheer van je kwaliteitssysteem te ondersteunen

Hieronder lopen we alle kostensoorten langs.

Wanneer je de kosten met aandacht maakt, zijn het eigenlijk investeringen. Je verdient ze namelijk ruimschoots terug, omdat certificering je helpt met:

Meer efficiëntie: minder gedoe met klanten en tussen medewerkers
Bepaalde klanten binnenhalen of behouden
Meer structuur in de besturing van je bedrijf.

Hier lees je meer over de voordelen van ISO 9001.

Hoeveel tijd kost het behalen van een ISO 9001-certificaat?

Wanneer je ISO 9001 invoert moeten jij en je collega’s er tijd instoppen. Er moeten afspraken gemaakt en aangescherpt worden, en verbeteringen in de manier van werken en aansturen worden doorgevoerd. Hier vind je een kort overzicht van de stappen en hier lees je in meer detail wat je te doen staat.

Natuurlijk is de hoeveelheid tijd die nodig is in elk bedrijf anders. Net als hoelang je ermee bezig bent.

In onze praktijk zien we dat een bedrijf deze orde van grootte besteedt:

Omvang bedrijf	Totaal werkdagen	Doorlooptijd
Minder dan 10 mensen	5 – 10	2 – 4 maanden
Tussen 10 en 50 mensen	7 – 15	3 – 9 maanden
Tussen 50 en 150 mensen	15 – 40	5 – 12 maanden
Meer dan 150 mensen	20 – 70	6 – 18 maanden

Of jouw bedrijf dichter bij het minimum of bij het maximum zit, hangt onder andere af van:

Hoeveel structuur er al is in afspraken, werkwijzen en de besturing van je bedrijf.
Of je in de opstart van ISO 9001 vooral wilt vasthouden zoals jullie al werken, of dat je juist meteen flinke verbeterslagen wilt maken. (Ons advies? Ga voor die verbeterslagen: een project als dit is een ideaal moment.)
Hoe organiserend een of meer van je medewerkers zijn. Het invoeren van ISO 9001 vereist namelijk structuur aanbrengen, afstemmingsoverleggen leiden en zaken vastleggen.
Hoeveel kennis jij en/of je medewerkers hebben van kwaliteitsmanagement in het algemeen en ISO 9001 in het bijzonder (zie ook verderop, bij de training).
Hoeveel verschillende soorten diensten of producten je bedrijf op de markt zet.

Wat kost de ISO 9001-certificeerder?

Een certificeerder (‘certificerende instelling’ en ‘CI’ zijn ook veelgebruikte termen) is een bedrijf dat certificaten afgeeft. Je hebt dus altijd een certificeerder nodig wanneer je een ISO 9001-certificaat wilt behalen.

Citaat: de tijd van audits staat vast, maar de certificeerder rekent ook andere kosten De kosten van een certificeerder zijn rechtstreeks afhankelijk van de tijd die ze aan de certificerende audit besteden. Een andere belangrijke factor is uiteraard het tarief. Door de concurrentie liggen de tarieven van de verschillende certificeerders dicht bij elkaar: per dag rekenen zij € 1400 – € 1500.

Daarnaast zijn er bijna altijd bijkomende kosten, van kilometers (€ 0,40 – € 0,70 per kilometers) tot ‘managementfee’ (paar honderd euro per jaar). Ook rekenen veel certificerende instellingen extra kosten voor het controleren of afwijkingen zijn opgelost.

Tijdsbesteding ISO 9001-certificeerder

Die tijd die een certificeerder moet besteden is internationaal gereglementeerd. In die regels wordt onderscheid gemaakt tussen de eerste keer (dus wanneer je het certificaat behaalt), de twee daarop volgende audits, en de hercertificatie. Hercertificatie is iedere 3 jaar nodig, omdat een ISO 9001-certificaat 3 jaar geldig is. Na een hercertificatie volgen weer twee van die tussentijdse audits. Je certificeerder levert je dus een jaarlijks terugkerende kostenpost op.

Met de tijdsbestedingsregels, en een dagtarief van € 1500 kom je op deze kosten:

Aantal fte in jouw bedrijf	Eerste certificatie	2^e en 3^e jaar	Hercertificatie
1-5	€ 2250	€ 750	€ 1500
6-10	€ 3000	€ 1000	€ 2000
11-15	€ 3750	€ 1250	€ 2500
16-25	€ 4500	€ 1500	€ 3000
26-45	€ 6000	€ 2000	€ 4000
46-65	€ 7500	€ 2500	€ 5000
66-85	€ 9000	€ 3000	€ 6000
86-125	€ 10500	€ 3500	€ 7000
126-175	€ 12000	€ 4000	€ 8000
(dit gaat natuurlijk verder door)

⚠️ Er komen dus nog jaarlijkse kosten, kilometers en kosten voor het controleren van afwijkingen bij!

De bedragen die je op een offerte van een certificeerder terug zult zien, kunnen om meerdere redenen afwijken van dit overzicht. Het dagtarief kan natuurlijk anders zijn dan de € 1500 waarmee hierboven is gerekend. Bovendien mogen zij tot 30% minder tijd besteden bij relatief eenvoudige organisaties. En moeten zij tot 30% meer tijd besteden bij complexere of hoogrisico-bedrijven.

Tip van Diederik

Certificeerders hebben vaak regels over hoe lang een te certificeren kwaliteitssysteem in werking moet zijn, zoals 3 of 6 maanden. Dat betekent dat je niet altijd je certificeerder kunt laten komen zodra je klaar bent! Verder hebben veel certificeerders erg volle planningen en ze zijn (mede daardoor) niet erg flexibel. Let daarop, en leg je afspraak op tijd vast.

Uitzonderingen op dit alles zijn EIK, CIIO en Certificatie in de Zorg – toevallig ook allemaal gespecialiseerd in kennisintensieve dienstverlenende bedrijven en instellingen.

Lees hier meer over het kiezen van de beste certificeerder voor jou.

Hoeveel tijd kost het om het kwaliteitssysteem te onderhouden?

Een ISO 9001-certificaat moet je blijven verdienen; het is niet zoals met een rijexamen waar je maar een keer hoeft te laten zien dat je het kunt. Je moet dus aandacht blijven geven aan de zaken die voor de norm belangrijk zijn. Van veel dingen zul je niet ervaren dat het een extra is: het is onderdeel, of het is onderdeel geworden, van hoe dingen gaan in jouw bedrijf.

Wat vaak wel als extra handelingen of extra aandacht geven wordt ervaren zijn vooral:

Verbetermogelijkheden vastleggen, goed onderzoeken en consequent volgen,
Interne audits,
Voorbereiden van de directiebeoordeling,
Bijwerken van het kwaliteitshandboek, procedures, werkwijzen, en dergelijke,
Voorbereiden van de audits van de certificeerder.

Een medewerker als kwaliteitsmanager

Veel bedrijven vinden het prettig om een medewerker de verantwoordelijkheden hiervoor te geven. Deze persoon wordt vaak de kwaliteitsmanager of de kwaliteitscoördinator genoemd. Hij of zij is de sparringpartner, soms ook min of meer het kwaliteitsgeweten, van de directeur of het managementteam.

Een praktijk-vuistregel is dat de tijdsbesteding van degenen die kwaliteitstaken hebben ongeveer 1% is van het aantal fte is. Dus ongeveer 1 dag per maand bij bedrijven tot 10 mensen, 1 dag per week tot 25 mensen, 2 dagen per week tot 50 mensen. Als het goed is, verdienen de kwaliteitspersonen hun tijd en geld terug door de verbeteringen die jullie ontdekken en doorvoeren.

👉🏻 Zorg er wel voor dat deze persoon enige opleiding of training in kwaliteit krijgt (zie verderop)! Dat levert in onze ervaring echt extra rendement van hun tijdsbesteding.

Wat kost begeleiding door een adviseur bij ISO 9001 certificering?

Het is niet noodzakelijk om een adviseur in te huren om je te begeleiden bij je ISO 9001-certificering: er zijn genoeg bedrijven die het prima op eigen kracht hebben gedaan. Maar er zijn redenen om het wél te doen.

Wat kost een adviseur? Wanneer je een adviseur inschakelt, kom je in een veelheid aan tarieven, totaalprijzen en doorlooptijden terecht. Op zich logisch, want een goede begeleiding is maatwerk.

De grote lijnen zijn als volgt:

uurtarief van € 75 voor zzp’ers tot € 200 voor adviesbureaus (Adburdias rekent € 165 per uur).
In totaal kom je op:
- € 3.000 tot € 5.000 voor bedrijven tot 50 medewerkers,
- € 5.000 tot € 10.000 voor bedrijven tot 100 medewerkers,
- € 7.000 tot € 15.000 voor bedrijven tot 300 medewerkers.

Wat kun je voor deze prijs van een adviseur verwachten? Daarover vertellen we je hier meer.

Wanneer je een adviseur in de arm neemt, is de tijd die het kost om een certificaat te behalen korter dan wanneer je alles zelf doet. Zie de tijdstabel die aan het begin van dit artikel staat.

Wat kost de opleiding van je medewerkers?

Citaat: geef je kwaliteitsmedewerker een goede opleiding Het is geen vereiste voor ISO 9001 om (sommigen van) je medewerkers op te leiden in een of meer kwaliteitsonderwerpen. Een certificeerder verwacht echter wel dat je een aantal basisbegrippen kent en ze ook kunt toepassen. Dus je moet wel íets.

Wil je het zo goedkoop mogelijk houden? Zelfstudie kost je tijd, maar weinig geld. Je vindt veel informatie op onze website (maar dat had je natuurlijk al in de gaten). Verder is het boek Hoe je ISO voor jouw organisatie laat werken (€ 28,50) een aanrader om meer te begrijpen over de eisen van ISO 9001. Speciaal voor kennisintensieve organisaties zijn de CIIO-maatstaf en het Certiked Model (vraag die bij ons op) geschikt om inzicht te krijgen in de eisen.

Trainingen voor ISO 9001

Een andere manier is om een training over ISO 9001 te volgen. De meeste grote certificeerders hebben een trainingsafdeling; wij zijn enthousiast over de manier van trainen van LRQA. Of kijk bij NEN, de uitgever van normen in Nederland. De kosten liggen tussen de € 650 en € 1200 per persoon. Veel adviseurs kunnen je de basis ook bijbrengen, bij ons is de investering tussen de € 1300 tot € 1900 per keer (dat is vanaf 2 personen goedkoper dan een training waar je per persoon betaalt).

Bij de trainingsorganisaties en adviseurs kun je ook terecht voor trainingen voor je interne auditors (rond de € 1200 per persoon, of maatwerk vanaf € 3500 per keer).

Het is ook mogelijk bredere kennis op te doen. De meest laagdrempelige vorm die wij kennen is de NNK-verdiepingsreeks: daar kies je over welke (een of meer) van zes thema’s je een training wilt volgen.

Een meer uitgebreide variant is de opleiding Kwaliteitsmanagement van ICM (10 of 20 lessen in 9 maanden). Er is ook nog de mogelijkheid om Master in Kwaliteitsmanagement te worden bij Schouten & Nelissen, maar dat is een volwaardige masteropleiding, dus ligt minder voor de hand als start.

Tegen welke ICT-kosten loop ik aan?

Er zijn allerlei platformen en applicaties op de markt die je kunnen helpen bij het goed laten functioneren van je kwaliteitssysteem. Deze voegen volgens ons weinig waarde toe voor kleinere kennisintensieve dienstverleners (tot zo’n 50 mensen) . Een handige SharePoint- of Confluence-structuur, of zelfs een gedeelde map is alle ICT die je nodig hebt.

Productiebedrijven en grotere dienstverlenende organisaties hebben vaak wel baat bij een platform of applicatie die specifiek gemaakt is voor ISO 9001. Wij vinden Qooling een prettig werkbare applicatie. En we raden ook het platform ISO2Handle aan, waarop diverse adviesbureaus hun eigen werkwijze hebben gebouwd. Het platform is een goede basis, dat weten we uit eigen ervaring. De adviseurs die het gebruiken kennen we niet, en we kunnen dus geen concrete aanbevelingen doen. De jaarlijkse kosten zijn vanaf € 2500 (daar komen nog advies- en implementatiekosten bij). Beide zijn Nederlands bedrijven en in onze ervaring goed bereikbaar en meedenkend. Er zijn daarnaast nog vele andere Nederlandse en internationale automatiseringsmogelijkheden, maar daar hebben wij zelf geen ervaring mee.

Wat kost ISO 9001-certificering dus?

Samenvattend zijn dit de kosten van ISO 9001-certificering in tijd en geld:

Kostenpost	Indicatie van de kosten
Certificeerder	vanaf € 3.750 per 3 jaar
Adviseur (optioneel)	€ 3.000 – € 15.000 (afhankelijk van omvang & aanpak)
Opleiding medewerkers	vanaf € 650 per persoon (basistraining) vanaf € 1.200 per persoon (interne audittraining)
ICT	€ 0 (kleine bedrijven) – € 2.500 per jaar (exclusief implementatiekosten)
Interne tijdsbesteding	5 – 70 dagen bij de opzet (afhankelijk van omvang en structuur) 1% van de fte in je bedrijf voor het onderhoud
⚠️ Niet certificeren	gemiste opdrachten, inefficiëntie, reputatieschade, etc.

Duidelijkheid in de investering voor jouw ISO 9001-certificaat

Je hebt nu helder voor ogen welke kosten ISO 9001-certificering met zich meebrengt—van externe begeleiding tot interne tijd en ICT. Dat inzicht stelt je in staat om gerichte keuzes te maken, in plaats van verrast te worden door onvoorziene posten.

Wat eerder als vaag en ongrijpbaar voelde, is nu concreet geworden. Je weet waar de grote posten zitten, welke je kunt beïnvloeden, en hoe je het project realistisch kunt plannen. En belangrijker nog: je herkent dat veel van deze kosten juist bijdragen aan meer rust, betere processen en tevredener klanten.

Een ISO 9001-traject vraagt aandacht, maar met de juiste voorbereiding houd jij de regie.

Alles over ISO 9001

Wil je weten hoe je voor jouw bedrijf de kosten overzichtelijk houdr? Of met een training of workshop meer over ISO 9001 te weten komen? Neem dan contact met ons op! Tientallen bedrijven gingen je voor.