Checklist invoeren ISO 9001

De Checklist invoeren ISO 9001 is onderverdeeld in de fases van de Topweg-methode, en daarmee in de soorten activiteiten van de Deming-cyclus. Vind je deze checklist te lang? Bekijk dan hier hoe je in 7 stappen aan de norm voldoet.

Checklist invoeren ISO 9001

Dromen: de randvoorwaarden

	De directie neemt verantwoordelijkheid voor kwaliteit. Directie en management laten in woord en gedrag zien dat zij het belangrijk vinden dat er producten en diensten worden geleverd die voldoen aan de verwachtingen van de klant.
	De directie bepaalt het kwaliteitsbeleid. Duidelijk moet zijn wanneer de organisatie zélf tevreden is over haar producten en diensten. En dat zij zich committeert aan ISO 9001 en continu verbeteren.

💡 Let op: ISO 9001 gaat ervan uit dat een organisatie een missie en visie heeft, en dat ze de financiering rond heeft. Over deze belangrijke basisvoorwaarden staan dus geen eisen in de norm.

Exploratie: Study (Check)

Breng het speelveld van de organisatie in kaart. Welke belanghebbenden stellen welke eisen aan de manier waarop producten en diensten worden geleverd. (Dit is inclusief de eisen van wet- en regelgeving.) Welke kansen en risico’s (ofwel sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen) zijn er.

Mouwen opstropen: Act

	Bepaal het toepassingsgebied (scope). Voor welke processen, markten, en/of vestigingen wil de organisatie ISO 9001 van toepassing verklaren.
	Geef invulling aan kansen en risico’s en het kwaliteitsbeleid. Op welke kansen en risico’s zal actie worden ondernomen. Welke doelstellingen moeten er bereikt worden om daaraan én aan het kwaliteitsbeleid invulling te geven.
	Definieer welke kennis de organisatie nodig heeft. Over welke vaardigheden, competenties en attitudes moet de toekomstige organisatie beschikken. Welke daarvan wil de organisatie “bezitten” en welke “inhuren”.

De uitgangspunten voor je kwaliteitssysteem volgens ISO 9001 zijn nu bepaald. De Checklist invoeren ISO 9001 gaat nu op twee niveaus verder: de strategische lijn (de goede dingen doen) en de tactische lijn (de dingen goed doen).

Lijnen uitzetten: Plan

Strategische lijn:
	Bepaal hoe grote veranderingen worden doorgevoerd. Bijvoorbeeld de veranderingen die nodig zijn om de eerder bepaalde doelstellingen te bereiken.
	Bepaal hoe het succes van de organisatie gemeten wordt. Ofwel: hoe zal worden vastgesteld in hoeverre het kwaliteitsbeleid wordt gerealiseerd en of klanten tevreden zijn.

Tactische lijn:
	Breng de processen in kaart. Zorg dat duidelijk is welke processen er zijn om de producten en diensten te leveren (primaire processen), en om die te ondersteunen en richting te geven (respectievelijk de ondersteunende en de besturende processen). Zorg dat duidelijk is hoe die processen lopen. En hoe ze op elkaar ingrijpen. Beschrijf ze waar nodig (in bijvoorbeeld procedures, werkinstructies/ protocollen). ⚠️ Let op: dit is een flinke klus! ISO 9001 wijdt dan ook 8 pagina’s aan de deelaspecten waar je aandacht aan moet geven (hoofdstuk 8 van de norm). Wanneer je de klus echter zorgvuldig doet, zul je beloond worden met duidelijkheid én met de nodige (efficiëntie-)verbeteringen.
	Bepaal hoe het goed functioneren van processen gemeten wordt. Ofwel: wat zijn de “metertjes” die bepalen of er bijgestuurd moet worden.
	Bepaal hoe gegevens en informatie worden bewaard. Zowel gegevens en informatie die richting geven (zoals het kwaliteitsbeleid en procedures) als die aantonen (zoals dossiers, data uit procescomputers, beoordelingen).
	Organiseer mens en organisatie om de processen mogelijk te maken. Welke functies en rollen zijn er nodig, en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden horen daarbij en welke persoonskenmerken en kennis horen daarbij. Welke hardware (gebouwen, machines, meetmiddelen, ICT) is er nodig.

Op weg: Do

Strategische lijn:
	Voer de grote veranderingen door 🙂. En manage en bewaak dit.

Tactische lijn:
	Zorg voor competentie-ontwikkeling van de medewerkers. Zodat ze toegerust zijn en blijven voor hun huidige functies en rollen én voor de toekomstige organisatie.
	Werk zorgvuldig 🙂. Dus zo goed mogelijk volgens de processen die bedacht zijn. Zorg dat bekend wordt gemaakt waar en wanneer dat niet lukt. Leg vast wat vastgelegd moet worden.

Daarmee is de cirkel rond, en komt de cyclus op gang. Er zijn nu een aantal acties die toegevoegd worden aan Exploratie en Mouwen Opstropen.

Exploratie: Study (Check)

Strategische lijn:
	Stel de klanttevredenheid vast.
	Voer interne audits uit.
	Bestudeer de informatie uit alle metingen. Zowel de informatie over klanttevredenheid en interne audits, als informatie over het realiseren van het kwaliteitsbeleid. Onderzoek wat oorzaken zijn van ongunstige informatie (zoals afwijkingen uit interne audits, klachten, of achterblijvende resultaten).
	Check het speelveld van de organisatie. Zie de eerste ronde Exploratie.

Tactische lijn:
	Bestudeer informatie uit alle metingen en afwijkingen. Onderzoek wat oorzaken zijn van afwijkingen en ongunstige meetresultaten. Handel klachten netjes af.

Mouwen opstropen: Act

Strtategische lijn:
	Doe een directiebeoordeling. De onderwerpen die in de eerste ronde Mouwen Opstropen aan de orde waren, zijn daar onderdeel van.
	Voer verbeteringen door.

Tactische lijn:
	Voer verbeteringen door.

Altijd doen: communiceer

Voer de activiteiten uit samen met de betrokkenen! Soms is dat de directie, soms managers en teamleiders, soms de mensen “van de werkvloer”. En houd iedereen, zeker de betrokkenen, op de hoogte van wat er gebeurt.