Je hebt de voor- en nadelen van ISO 9001 afgewogen. En daardoor ben je ervan overtuigd dat een ISO 9001-certificaat zinvol is voor jouw bedrijf. Duidelijk is dat ISO 9001 je kan helpen om de gewenste groei te realiseren. Je hebt gezien met welke doorlooptijd en kosten je rekening moet houden. En misschien heb je ook al bekeken welke acties je moet uitvoeren om het certificaat te verkrijgen. Dat zijn er flink wat, maar ze zien er ook niet heel ingewikkeld uit. Nu sta je voor de vraag: wat is gezien kosten, doorlooptijd, risico’s en benodigde kennis verstandig: ga ik ISO 9001 helemaal zelf doen, of kan ik beter een adviseur inhuren? Wat is het meest efficiënt en succesvol voor mijn organisatie?
Sinds 1994 begeleidt Adburdias organisaties bij vraagstukken rond ISO 9001 en organisatieontwikkeling. De inzichten in dit artikel zijn gebaseerd op wat wij in die ruim 30 jaar in de praktijk hebben zien werken. In de praktijk blijkt dat de beschikbare en benodigde tijd en kennis voor het invoeren van ISO 9001 vaak een grotere uitdaging zijn dan vooraf verwacht. Kies je voor een aanpak die niet bij jouw organisatie past, dan loop je het risico dat het project maanden langer duurt, medewerkers afhaken of het kwaliteitssysteem niet goed aansluit op de dagelijkse praktijk.
Wij hebben bedrijven op verschillende manieren geholpen om ISO 9001 te behalen. En er zijn ook bedrijven die na een goed kennismakingsgesprek met ons succesvol op eigen kracht het certificaat hebben behaald. Er is dus niet “de beste keuze”; zowel zelf doen als een adviseur inhuren kan leiden tot een succesvol kwaliteitssysteem en een ISO 9001-certificaat. Wat wijsheid is, hangt af van de kennis en de beschikbare tijd in jouw bedrijf. Daarom geven we je in dit artikel inzicht in de argumenten om geen, of juist wél, een adviseur in te huren. En je krijgt een overzicht van verschillende soorten begeleiding die adviseurs bieden, zodat je inzicht krijgt in wat het beste aansluit bij jouw situatie.
In het kort
- Je kunt ISO 9001 prima zelf invoeren. Succesfactoren zijn tijd, kwaliteitskennis en interne projectdiscipline.
- Een adviseur inhuren is verstandig als je sneller wilt werken, normkennis mist of tips en kennis van buiten je bedrijf wilt binnenhalen.
- Er bestaan verschillende vormen van begeleiding: van coaching tot volledige ontzorging.
- Hoe meer een adviseur overneemt, hoe groter het risico dat het kwaliteitssysteem niet écht van jouw organisatie wordt.
- Kies de vorm van begeleiding die past bij jouw organisatie op basis van meerdere afwegingen.
Voor de goede orde: je moet altijd zelf iets doen
ISO 9001 is een norm voor je kwaliteitsmanagementsysteem: de manier waarop je ‘georganiseerd en zorgvuldig samenwerkt en verbetert’ in je bedrijf. Het gaat dus over belangrijke dingen voor jouw bedrijf. Dat kan en mag je niet aan anderen overlaten. Elke goede adviseur zal je dus vertellen dat ook de directie, de leidinggevenden en de medewerkers in jouw bedrijf tijd en denkwerk moet besteden om het certificaat te verkrijgen. Adviseurs die zeggen dat zij al het werk uit handen nemen zijn niet eerlijk.
ISO 9001 behalen in 7 stappen
Wat je geregeld moet hebben om een ISO 9001-certificaat te behalen, is in 7 stappen samengevat:
- De directie neemt verantwoordelijkheid voor kwaliteit, door het kwaliteitsbeleid te bepalen en daar invulling aan te geven.
- Breng het speelveld van de organisatie in kaart. Geef invulling aan kansen en risico's. Definieer welke kennis de organisatie nodig heeft.
- Bepaal het toepassingsgebied van ISO 9001.
- Breng de processen in kaart. Bepaal hoe het goed functioneren van de organisatie en van de processen gemeten wordt (en meet het & bestudeer de uitkomsten). Bepaal hoe gegevens en informatie worden bewaard. Zorg dat de juiste mensen en middelen beschikbaar zijn.
- Voer interne audits
- Doe een directiebeoordeling.
- Voer verbeteringen door.
In onze Checklist invoeren ISO 9001 vind je dit uitgebreid uitgewerkt, zodat je stap voor stap aan de gang kunt.
Tip van Diederik
Bij sommige stappen denk je wellicht: ‘ja, dat is geregeld’. Dat is niet vreemd, want de eisen van ISO 9001 zijn vrij logisch. De stappen helpen je echter wel om de manier van werken in je bedrijf aan te scherpen. Grijp dus het invoeren van ISO 9001 aan om wat je al geregeld hebt nog eens tegen het licht te houden. Maar het is tegelijk ook zo dat als iets al geregeld is, het geregeld is.
7 (goede) redenen om ISO 9001 zelf te doen
Er zijn een paar goede redenen om geen adviseur in te huren, en zelf ISO 9001 in te voeren:
- Er zijn geen grotere experts over jouw bedrijf dan jij en je medewerkers! Jullie weten wat werkt, hoe er gewerkt wordt en wat er beter kan. Hooguit hebben jullie nog niet eerder naar jullie werk gekeken met de vragen van de norm in de hand (maar met onze vragen en andere literatuur komen jullie daar naar eigen verwachting wel uit).
- Het wordt echt jullie eigen kwaliteitssysteem. Jullie bouwen zelf kennis op over de norm en verdiepen je in jullie eigen processen en werkwijzen. En vervolgens bedenken jullie zelf hoe je die wilt verbeteren.
- Hierdoor ben je dus ook duurzaam onafhankelijk van een externe om je kwaliteitssysteem te onderhouden.
- Trouwens, wanneer jullie op eigen kracht de verbeteringen bedenken, is het ook gemakkelijker en plezieriger om de vernieuwde werkwijze te volgen.
- Het kost je geen geld. Of alleen het geld om een of meer medewerkers meer kennis op te laten doen. Precies waar het opleidingsbudget voor is bedoeld
. - Je hebt een of meer medewerkers die al ervaring hebben met het invoeren van ISO 9001. Wat je aan kennis in huis hebt, hoef je niet in te huren.
- Het project om ISO 9001 in te voeren is leerzaam. Bij het invoeren van ISO 9001 leer je de processen, verantwoordelijkheden, risico’s en klantverwachtingen in je bedrijf beter te begrijpen. Het leereffect is het grootst wanneer je zelf het voortouw hebt.
Twee zaken om in de gaten te houden bij deze argumenten:
- een ISO 9001-certificaat kost altijd geld, omdat je altijd een certificeerder nodig hebt.
- ervaring hebben met het werken in en ervaring hebben met het opzetten van een kwaliteitssysteem zijn twee wezenlijk verschillende dingen.
7 (goede) redenen om voor ISO 9001 een adviseur in te huren
Er zijn ook een aantal goede redenen om juist wél een adviseur in te huren:
- Het scheelt je tekstverklaren, omdat je je niet zelf in de norm hoeft te verdiepen. Het taalgebruik en de informatiedichtheid in ISO 9001 maakt het een zeer lastig leesbaar document. Iemand die thuis is in het normjargon kan je precies uitleggen wat er in de norm staat en wat er bedoeld wordt.
- Je haalt ervaring en voorbeelden in huis. Adviseurs hebben vaak handige werkwijzen om je bedrijf te helpen aan de eisen te voldoen. Daarnaast hebben adviseurs vaak goede voorbeelden of standaarddocumenten en -formulieren. Dat bespaart je de moeite die zelf te bedenken. Het scheelt je de nodige beginnersfouten, valkuilen en nodeloos ingewikkelde werkwijzen.
- De adviseur bespaart je tijd. Je hoeft immers de kennis over ISO 9001 niet vanaf de basis zelf op te bouwen. Net zo min hoef je zelf te ontdekken hoe je de eisen in de praktijk kunt brengen. Verder neemt de adviseur je vaak ook taken uit handen.
- Je haalt extra kennis in huis. Adviseurs komen bij meer bedrijven, vaak ook in verschillende branches. Ze houden de ontwikkelingen in hun vak bij. De kennis die ze daarmee opdoen, delen ze graag met je. En je hoeft er dus niet zelf naar op zoek.
- Je hebt een sparring partner. Juist doordat de adviseur jouw bedrijf niet kent, vallen diegene werkwijzen op die onnodig of inefficiënt zijn. En de adviseur ziet de blinde vlekken in jullie strategie, risico’s en processen: de dingen waarvan jullie je niet bewust zijn dat ze er niet zijn.
- Je hebt een grotere kans om meteen al bij de eerste certificeringsaudit het ISO 9001-certificaat te verkrijgen. De adviseur weet wat belangrijk is voor de certificeerder. Spreekt ook hun taal en kan dus helpen om de keuzes in jouw kwaliteitssysteem te verdedigen.
- Een adviseur is een stok achter de deur, waardoor je sneller klaar bent. De volgende afspraak met een adviseur voelt als een harde deadline voor de acties die jullie zelf zouden doen. En die je, door andere prioriteiten die er nou eenmaal ook zijn, anders nog even had uitgesteld. Dit is een effect dat we echt heel vaak zien!
Houd er rekening mee dat het invoeren van ISO 9001 je altijd extra tijd kost, omdat mensen er altijd naast hun reguliere werk aan werken. Net als bij elke andere investering in de toekomst van je bedrijf (denk ook aan het invoeren van een nieuw IT-systeem) moet je het ISO 9001-project goed inplannen. De adviseur kan je overigens helpen met het projectmanagement, of zelfs de taak van projectleider op zich nemen.
Welke soorten begeleiding bieden adviseurs voor ISO 9001?
Adviesbureaus bieden een aantal soorten begeleiding aan voor het behalen van een ISO 9001-certificaat:
- coach of sparring partner,
- procesbegeleider,
- projectleider,
- interim kwaliteitsmanager,
- implementatiepartner,
- ontzorging.
De soorten begeleiding lopen in elkaar over, en het is niet vreemd om een aantal soorten begeleiding te combineren.
Een belangrijk verschil tussen de verschillende vormen van begeleiding is de mate waarin je zelf de regie houdt versus de mate waarin de adviseur werkzaamheden van je overneemt. Hoe meer een adviseur voor je doet, hoe minder tijd en inspanning het van je eigen medewerkers vraagt. Tegelijkertijd wordt het risico groter dat het kwaliteitssysteem onvoldoende van jezelf wordt. Het is dus zoeken naar een vorm van begeleiding die past bij de kennis, ervaring, beschikbare tijd en wensen van jouw bedrijf.
In de volgende paragrafen lichten we de verschillende soorten begeleiding toe. We noemen er ook steeds aandachtspunten voor jou bij.
Optie 1: ISO 9001-coach of sparring partner
Dit bestaat eruit dat de adviseur geregeld een of enkele dagdelen langskomt om gerichte onderwerpen te bespreken. Typische gespreksonderwerpen zijn:
- wat staat er precies in de norm over een bepaald onderwerp,
- hoe zou daar invulling aan gegeven kunnen worden,
- hoe pak je dat dan aan,
- zijn er opmerkingen of tips over iets dat binnen jouw bedrijf bedacht is.
Een workshop waarin de adviseur de medewerkers een bepaalde aanpak aanleert is ook iets dat bij deze vorm van begeleiding past.
Deze vorm van begeleiding zit het dichtst aan bij alles zelf doen. De adviseur brengt vooral kennis en een frisse blik in. De belangrijkste gesprekspartners van de adviseur zijn de directie en degene die binnen het bedrijf het ISO 9001-project leidt.
Aandachtspunt bij deze vorm van begeleiding is dat de adviseur beperkt kennis opdoet van je bedrijf: diegene is er niet vaak en spreekt met een beperkte hoeveelheid mensen. Diens ideeën zul je dus vaak zelf moeten vertalen in een manier die voor jullie werkt. Ook zal de adviseur minder eenvoudig blinde vlekken in jullie aanpak kunnen zien.
Het is de beste begeleiding wanneer je in principe ISO 9001 zelf wilt invoeren, maar toch niet alles zelf wilt uitvinden. Het is ook een goede begeleiding wanneer de medewerker die de invoering begeleidt wel een basisopleiding in kwaliteit heeft, maar weinig ervaring daarin.
Optie 2: Adviseur inhuren als procesbegeleider ISO 9001
In dit geval begeleidt de adviseur je bedrijf bij de verschillende acties die uitgevoerd moeten worden. Vaak door een logische volgorde in de acties aan te brengen, door workshops te leiden waarin je eigen mensen de inhoud inbrengen en door voorbeelden en sjablonen aan te reiken.
Bij deze vorm van begeleiding heb je zelf duidelijk de leiding, maar je hoeft niet zelf uit te zoeken wat een handige manier is om de verschillende acties uit te voeren. Veel adviseurs hebben creatieve werkvormen waarmee je relatief snel tot goede resultaten komt.
De adviseur komt meer te weten over je bedrijf dan de coach/sparring partner, dus kan je vaker helpen met het vinden van werkwijzen die echt goed bij jullie passen.
Aandachtspunt bij deze vorm van begeleiding is dat de toon en aanpak van de adviseur bij je bedrijf passen. Zo iemand is immers geregeld intensief met jullie bezig. Een adviseur mag best “schuren”, maar je moet er wel goed mee overweg kunnen.
Optie 3: Adviseur als ISO 9001-projectleider
Dit is zoals het klinkt: de adviseur zorgt voor een planning, de bewaking ervan, voor voortgangsrapportages en het aansturen van andere betrokkenen.
Deze vorm van begeleiding wordt vaak gecombineerd met een van de andere vormen. Een pure projectleider bemoeit zich beperkt met de manier waarop de acties worden uitgevoerd.
Aandachtspunten bij deze vorm van begeleiding zijn de inhoudelijke deskundigheid en de “zwaarte” van de projectleider. Als de adviseur puur als projectleider werkt (door diens eigen kennis en/of door de afspraken die je gemaakt hebt), heb je dus geen inhoudelijke kennis over het invoeren van ISO 9001. Die zul je dus zelf in huis moeten hebben, of bij een andere adviseur moeten halen. In kleinere organisaties is het verder sterk de vraag of je een “zware” projectleider moet hebben. ISO 9001-projecten gaan weliswaar over veel onderwerpen, maar ze zijn in essentie niet ingewikkeld. In grotere organisaties heb je meer afdelingen, vestigingen en dus interacties. Daar kan een stevige projectleider wel degelijk meerwaarde hebben.
Een pure projectleider is in kleine en middelgrote organisaties niet nodig. Daar kun je het projectleiderswerk prima in onderling overleg verdelen tussen eigen medewerkers en adviseur.
Optie 4: Interim kwaliteitsmanager voor ISO 9001-project
In dit geval huur je de adviseur voor een belangrijk deel van de week in. Hij combineert de rollen van coach/ sparring partner, procesbegeleider en projectleider. Je haalt dus veel kennis, ideeën en ervaring van buiten. Door de intensieve aanwezigheid kun je goed tempo maken en leert de adviseur jouw bedrijf goed van binnenuit kennen. Door de intensieve aanwezigheid is het ook gemakkelijk om de juiste mensen steeds op tijd te raadplegen en te betrekken. Daardoor wordt het gemakkelijker jullie eigen ISO 9001-kwaliteitssysteem.
Aandachtspunt bij deze vorm van begeleiding is dat je niet te veel achterover moet gaan leunen. Houd in de gaten dat jullie ook zelf de achtergronden en werking van de verschillende onderdelen van het kwaliteitssysteem leren begrijpen. Zowel voor de adviseur als voor jullie zelf is de gemakkelijkste weg om volledig op de adviseur te vertrouwen. Maar je blijft er dan ook na het project van afhankelijk. Dat kan een valide keuze zijn, maar laat het je niet overvallen.
Optie 5: Implementatiepartner ISO 9001
In deze rol helpt de adviseur je om een standaard kwaliteitssysteem dat zij hebben aan jouw organisatie aan te passen. En omgekeerd. Dergelijke kwaliteitssystemen worden in vele gevallen ondersteund door een IT-toepassing (vaak wordt dat een ‘platform’ of – heel verwarrend – ‘kwaliteitssysteem’ genoemd).
Implementatiepartners hebben vaak een standaard procesaanpak voor het ISO 9001-project. En een complete set (digitale) basishandboeken en -procedures en standaardformulieren. Dit helpt je bedrijf enorm op weg, want je hoeft op dat vlak niets uit te zoeken of te kiezen. Het is een van de snellere manieren om je ISO 9001-certificaat te verkrijgen.
Aandachtspunten bij deze vorm van begeleiding zijn de volgende. In de standaardaanpak zit als nadeel dat je je moet richten naar de standaard. En het kan zijn dat die niet altijd “natuurlijk” voor jullie voelt. Aanpassen naar wat voor jullie wel “natuurlijk” werkt kan vaak wel, maar leidt tot meerwerk.
Wanneer er een IT-toepassing mee wordt geleverd, krijg je ook te maken met abonnementskosten. In ruil daarvoor krijg je wel weer doorlopende ondersteuning. Weeg dus het een tegen het ander af.
Tip van Diederik
Neem je eigen bedrijf alsjeblieft wel serieus! Dus zorg dat je écht snapt hoe de standaarden die je aangereikt werken, zelfs als ze niet bij jullie natuur passen: het is júllie systeem, niet dat van de adviseur. Zorg ook dat ze écht van jullie zijn. Dus haal regie-aanwijzingen en onbegrijpelijke teksten uit de standaarddocumenten weg. Voer wel de regie-aanwijzingen uit 🙂. En vervang de logo’s van je adviseur door die van jouw bedrijf.
Ik kom (als certificerend auditor) echt bedrijven tegen waarin dat allemaal niet gebeurd is, en het ziet er zó “dit is niet van ons, maar ja” uit…
Optie 6: ontzorging ISO 9001-certificering
De adviseur neemt je maximaal werk uit handen. Dat is aan de ene kant super fijn, zeker als jullie het druk hebben. Aan de andere kant is het super riskant, want de inbreng van jullie mensen, hun kennis en ervaring is beperkt.
Aandachtspunt bij deze vorm van begeleiding is dus de mate waarin het ingevoerde kwaliteitssysteem echt júllie systeem gaat worden. Maak het je dus goed eigen. De kans is groot dat je diverse onderdelen ervan bestempelt als “dat moet van ISO”, en dan zijn die telkens weer een beproeving om te doen. Maar als je de logica snapt, is met dat stempel wel te leven.
Zorg ook dat je directie, managers en medewerkers tijdens het project inhoudelijk betrokken worden en zijn. Leidinggevenden zijn ook bij deze begeleiding verantwoordelijk voor de keuzes die gemaakt worden en voor het werken conform afspraken.
Eerlijk is eerlijk: wij zijn geen voorstander van dit soort begeleiding, omdat het snel tot een kwaliteitssysteem leidt dat een keer per jaar (namelijk net voor de certificeringsaudit) wordt afgestoft. En het dan maar ternauwernood doet.
Maar eerlijk is ook dat we óók bedrijven hebben gezien waar deze vorm van begeleiding heeft geleid tot een goed kwaliteitssysteem.
De soorten begeleiding in het kort (klik voor vergroting)
Het inhuren van een adviseur is maatwerk
Of je ISO 9001 nu volledig zelf invoert of daar een adviseur bij betrekt: beide routes kunnen leiden tot een succesvol certificeringstraject. Er bestaat niet één juiste manier om ISO 9001 in te voeren. De verschillende vormen van begeleiding die adviseurs bieden, maken het mogelijk om een aanpak te kiezen die past bij jouw organisatie. Heb je vooral behoefte aan inhoudelijke kennis? Dan is een coach of procesbegeleider waarschijnlijk voldoende. Heb je weinig tijd of capaciteit beschikbaar? Dan biedt een interim kwaliteitsmanager of implementatiepartner uitkomst. Wil je veel zelf leren en heb je voldoende tijd en capaciteit beschikbaar? Dan is zelf doen, al dan niet met een adviseur als coach en sparring partner, een uitstekende optie.
Het gaat er uiteindelijk niet om hoeveel ondersteuning je inkoopt, maar of de gekozen aanpak ervoor zorgt dat het kwaliteitssysteem daadwerkelijk van jouw organisatie wordt. Wanneer medewerkers, leidinggevenden en directie het systeem begrijpen, gebruiken en verder ontwikkelen, levert ISO 9001 veel meer op dan alleen een certificaat aan de muur.
Je weet nu hoe je toe kunt werken naar een ISO 9001-certificaat. Als je dat met een adviseur wilt doen, wil je waarschijnlijk weten hoe je een ISO 9001-adviseur kiest. Daarna (of als je het zonder adviseur gaat doen) moet je ook weten hoe je de beste certificeerder voor jou kiest.
Wil je dat er iemand met je meedenkt over de beste manier om ISO 9001 in te voeren? Over hoeveel begeleiding zinvol voor jou is? Maak dan een afspraak met ons, we sparren graag een keer met je! Dat is geheel vrijblijvend.
Geschreven door Diederik van der Burg