Interne audits in een crisis (zoals corona)

Een goede crisis heeft bij de meeste organisaties impact op de bedrijfsvoering en/ of de omzet. Zie wat er tijdens de coronacrisis gebeurde: bij de ene waren de producten of diensten niet aan te slepen, bij de ander viel de omzet grotendeels of geheel weg. In een crisis gaan er dingen knellen in de driehoek financiën, goederen en mensen. En dat roept (naast vele andere vragen) de vraag op: wat doe je met de interne audits in een crisis? De knelpunten lijken een goede reden om de interne audits een poosje op te schorten. Immers, ofwel alle mensen zijn hard nodig in het primaire proces, ofwel alle aandacht gaat naar het laten overleven van de organisatie.

Dus: interne audits in een crisis stopzetten?

Nee, het is geen goed idee om plompverloren de interne audits stil te leggen. Ze dienen namelijk een doel: de directie inzicht geven in de compliance en de verbetermogelijkheden van de processen. Een crisis is geen aanleiding om te stoppen met het monitoren van bijvoorbeeld de financiën, de kwaliteit of de effectiviteit van advertentiecampagnes. Integendeel: het is dan belangrijker dan ooit! En zou zou een crisis evenmin aanleiding moeten zijn om te stoppen met het monitoren van de processen.

Gewoon doorgaan dus?

Nou, niet helemaal. Het is namelijk ook naïef om zonder verder nadenken de oorspronkelijke auditplanning te volgen. Kwaliteitsmanager en directie kunnen zorgen dat interne audits in een crisis juist de informatie levert, die juist dán nuttig is. Daartoe moeten zij zich drie vragen stellen.

Vraag 1. Het belang

Zijn de onderwerpen die voor dit jaar op de auditplanning staan nog steeds de belangrijkste?

Als het goed is, staat een deel van de auditonderwerpen op de agenda omdat ze aan de beurt zijn voor hun zoveeljaarlijkse check. Een ander deel staat erop omdat ze actueel waren toen het auditjaarplan werd vastgesteld. Door de crisis zijn echter mogelijk andere processen in belang toegenomen of kritiek gebleken.

Vraag 2. Uitstelmogelijkheid

Welke onderwerpen kunnen ook wel wachten tot de volgende auditronde?

Ondersteunende processen waarover zelden of nooit afwijkingen of grote verbeteringen worden gerapporteerd, kunnen waarschijnlijk wel wachten tot de volgende auditronde. Dat geldt ook voor (primaire) processen die in iedere auditronde worden meegenomen, maar waar ook meestal weinig bevindingen over gerapporteerd worden. Zeker wanneer er meerdere auditrondes per jaar zijn. En zo zijn er nog meer situaties denkbaar waarin eenmalig uitstel van de audit de organisatie naar alle waarschijnlijkheid niet ‘out of control’ brengt. Uitstellen kan overigens effect hebben op de meerjarenauditplanning.

Vraag 3. Actueel nut

Wat zijn onderwerpen waarover een interne audit voor de directie informatie kan verzamelen die juist nu nuttig is?

Dat kunnen onderwerpen zijn die te maken hebben met het zo goed mogelijk draaiende houden van de organisatie. Zoals: is de kwaliteit van wat we wél doen goed geborgd, blijft de communicatie tussen afdelingen voldoende intact, loopt de communicatie met klanten goed. Het onderwerp kan ook zijn de manier waarop de organisatie met de crisis is omgegaan zijn of welke lessen daaruit te trekken zijn. Met een dergelijke insteek kan de interne audit bovendien waardevolle informatie leveren voor de eerstvolgende directiebeoordeling. Als het goed is, zal de crisis daarin geëvalueerd worden.

Op basis van de antwoorden op deze vragen ontstaat er een nieuwe prioriteitenlijst voor de interne audits. De onderwerpen die daarop staan omdat ze actueel belangrijk of kritiek zijn, moeten natuurlijk in de eerstvolgende auditronde worden onderzocht. Of misschien zelfs in een eerdere, extra auditronde.

Toch nog in tijdnood?

Onderwerpen die lager op de prioriteitenlijst staan kunnen uitgesteld worden, zeker als de totale tijdsinspanning van de interne audit anders te hoog wordt. Als het zaak is om de totale tijd die aan de audit besteed wordt zo klein mogelijk te houden, dan is er nog een vierde vraag die kwaliteitsmanager en directie kunnen stellen.

Vraag 4. Auditmethode

Wat is de lichtst mogelijke invulling van de audit om de gewenste informatie te verzamelen?

Vaak bestaan interne audits uit een serie een-op-een-gesprekken. Voor een deel zal dat ook voor de nu geselecteerde onderwerpen een goede onderzoeksmethode zijn. Maar mogelijk leveren andere methodes ook (een deel van) de gewenste informatie. Dossieronderzoek, data-analyse, korte digitale vragenlijsten, observaties en groepsinterviews behoren ook tot het instrumentarium van de auditor, en zijn wellicht goed in te zetten. Nieuwe methodes uitproberen is (altijd al) toegestaan en kan leiden tot nieuwe inzichten die ook na de crisis van nut zijn!