Risico-analyse en kwaliteit

Een belangrijk aspect van een kwaliteitssysteem is borging. Borging is: alle maatregelen die zorgen dat de organisatie een bepaald minimum kwaliteitsniveau haalt. Het is de wig onder de Deming-cirkel.

Het gewenste kwaliteitsniveau kan op verschillende manieren bereikt worden, maar het is natuurlijk de kunst om de meest efficiënte manier te vinden. Dat betekent in elk geval dat fouten moeten worden voorkomen, of tenminste in een zo vroeg mogelijk stadium moeten worden ontdekt (zie ook de ideeën van Feigenbaum, en lees meer over het belang van procesinnovatie).

Hoe zorg je als organisatie dat het voorkomen en ontdekken van fouten (consequent!) gebeurt? Zonder te verzanden in een regeltjes- en controlecultuur? Door het uitvoeren van een risico-analyse. Voordat je aan een risico-analyse kunt beginnen moeten twee zaken helder zijn. Ten eerste hoe je processen in elkaar zitten (dat kan bijvoorbeeld zijn vastgelegd in processchema's of -beschrijvingen). Ten tweede het minimum kwaliteitsniveau van het product of de dienst (ofwel: welke eisen worden er aan welke eigenschappen gesteld?).

De risico-analyse

De risico-analyse houdt in dat per processtap de volgende vragen beantwoord worden:

  • Welke elementen van het minimum kwaliteitsniveau worden in deze stap beïnvloed? Ofwel: wat kan hier al fout gaan met het product of de dienst?
  • Hoe groot is het effect daarvan op het product of de dienst? Schat dat bijvoorbeeld in als laag, midden of hoog, of op een schaal van 1 tot 5.
  • Voor alles wat niet (zeer) laag scoort: Hoe kan in deze stap voorkomen worden dat die kwaliteitselementen negatief worden beïnvloed (preventie)? Een scala aan mogelijke maatregelen is hier opgesomd.
  • Moet er iets gecontroleerd worden (verificatie)? Deze vraag kan zowel gesteld worden voor de preventieve maatregelen als voor het product of de dienst zelf.
  • Hoe, hoe vaak, door wie en waarmee moet er gecontroleerd worden? Wat zijn de normen?
  • Welke acties zijn nodig (en economisch zinvol!) als er niet aan de normen wordt voldaan? Wie beslist daarover?

Alle bestaande werkinstructies, controles, enz. die niet in de antwoorden voorkomen, moeten nog eens kritisch worden bekeken. Er is een goede kans dat deze afgeschaft kunnen worden...

De antwoorden op de vragen kunnen goed in een tabel worden weergegeven. Deze kan op zijn beurt weer uitstekend gecombineerd worden met de procesbeschrijvingen. Daarmee ontstaat dan een handzame procedure.

Is dit een zinvolle methode voor elk proces?

Het is logisch om een risico-analyse uit te voeren voor het primaire proces (het geldverdienproces). Maar het is zeer zinvol om het óók te doen voor de andere belangrijke processen van de organisatie: de management- en ondersteunende processen. De vragen zijn dan minder gericht op het product of de dienst, en meer op het productie-/dienstverleningsproces en de verbetering daarvan (= enterprise risk management). Er blijven hierbij na het doorlopen van de vragen vaak verrassend veel bestaande (staf)activiteiten ‘over'. Die komen dus in aanmerking afgeschaft te worden (met andere woorden: maak het weer simpel)! Overigens zal waarschijnlijk ook blijken dat de maatregelen voor deze processen voor een groot deel overlappen met de eisen uit ISO 9001.

Het belangrijkste resultaat van het op de beschreven manier uitvoeren van een risico-analyse is een efficiënt en doeltreffend kwaliteitssysteem. Dus geen ballast aan overbodige regels en voorschriften. Wel veel producten of diensten die aan de verwachtingen van de klanten voldoen.

Vind je het toch lastig om met een frisse blik naar je bestaande processen te kijken? Of is het beschrijven van de kwaliteitskenmerken lastig? Neem dan contact met ons op! Wij hebben meerdere klanten geholpen met hun risico-analyses. Wij houden dingen graag praktisch en zo eenvoudig mogelijk (zie onze visie) en dat heeft op weinig andere plaatsen zoveel effect als bij de risico-maatregelen.
Scroll naar top