Bij de meeste organisaties heeft de coronacrisis impact op de bedrijfsvoering en/ of de omzet. Bij de ene zijn de producten of diensten niet aan te slepen, bij de ander valt de omzet grotendeels of geheel weg. In beide scenario’s gaan er dingen knellen in de driehoek financiën, goederen en mensen. Dat lijkt een goede reden om de interne audits een poosje op te schorten, want ofwel alle mensen zijn hard nodig in het primaire proces, ofwel alle aandacht gaat naar het laten overleven van de organisatie.
Toch is het geen goed idee om plompverloren de interne audits stil te leggen. Ze dienen namelijk een doel: de directie inzicht geven in de compliance en de verbetermogelijkheden van de processen. De coronacrisis is geen aanleiding om te stoppen met het monitoren van bijvoorbeeld de financiën, de kwaliteit of de effectiviteit van advertentiecampagnes. Net zo min zou die crisis aanleiding moeten zijn te stoppen met het monitoren van de processen. Maar tegelijk is het ook naïef om zonder verder nadenken de oorspronkelijke auditplanning te volgen. Wanneer kwaliteitsmanager en directie zich de volgende vragen stellen kan gezorgd worden dat de interne audit informatie levert, die juist nú nuttig is.
- Zijn de onderwerpen die voor dit jaar op de auditplanning staan nog steeds de belangrijkste? Als het goed is, staat een deel van de auditonderwerpen op de agenda omdat ze aan de beurt zijn voor hun zoveeljaarlijkse check. Een ander deel staat erop omdat ze actueel waren toen het auditjaarplan werd vastgesteld. Door de crisis zijn echter mogelijk andere processen in belang toegenomen of kritiek gebleken.
- Welke onderwerpen kunnen ook wel wachten tot de volgende auditronde? Ondersteunende processen waarover zelden of nooit afwijkingen of grote verbeteringen worden gerapporteerd, kunnen waarschijnlijk wel wachten tot de volgende auditronde. Dat geldt ook voor (primaire) processen die in iedere auditronde worden meegenomen, maar waar ook meestal weinig bevindingen over gerapporteerd worden – zeker wanneer er meerdere auditrondes per jaar zijn. En zo zijn er nog meer situaties denkbaar waarin eenmalig uitstel van de audit de organisatie naar alle waarschijnlijkheid niet ‘out of control’ brengt. Uitstellen kan overigens effect hebben op de meerjarenauditplanning.
- Wat zijn onderwerpen waarover een interne audit voor de directie informatie kan verzamelen die juist nu nuttig is? Dat kunnen onderwerpen zijn die te maken hebben met het zo goed mogelijk draaiende houden van de organisatie. Zoals: is de kwaliteit van wat we wél doen goed geborgd, blijft de communicatie tussen afdelingen voldoende intact, loopt de communicatie met klanten goed. Het onderwerp kan ook zijn de manier waarop de organisatie met de crisis is omgegaan zijn of welke lessen daaruit te trekken zijn. Met een dergelijke insteek kan de interne audit bovendien waardevolle informatie leveren voor de eerstvolgende directiebeoordeling, waarin de crisis als het goed is geëvalueerd zal worden.
Op basis van de antwoorden op deze vragen ontstaat er een nieuwe prioriteitenlijst voor de interne audits. De onderwerpen die daarop staan omdat ze actueel belangrijk of kritiek zijn, moeten natuurlijk in de eerstvolgende auditronde worden onderzocht. Of misschien zelfs in een eerdere, extra auditronde. Onderwerpen die lager op de prioriteitenlijst staan kunnen uitgesteld worden, zeker als de totale tijdsinspanning van de interne audit anders te hoog wordt.
Als het zaak is om de totale tijd die aan de audit besteed wordt zo klein mogelijk te houden, dan is er nog een vraag die kwaliteitsmanager en directie kunnen stellen:
- Wat is de lichtst mogelijke invulling van de audit om de gewenste informatie te verzamelen? Vaak bestaan interne audits uit een serie een-op-een-gesprekken. Voor een deel zal dat ook voor de nu geselecteerde onderwerpen een goede onderzoeksmethode zijn. Maar mogelijk leveren andere methodes ook (een deel van) de gewenste informatie. Dossieronderzoek, data-analyse, korte digitale vragenlijsten, observaties en groepsinterviews behoren ook tot het instrumentarium van de auditor, en zijn wellicht goed in te zetten. Nieuwe methodes uitproberen is (altijd al) toegestaan en kan leiden tot nieuwe inzichten die ook na de crisis van nut zijn!
| Vindt u het lastig om goede antwoorden te geven op bovenstaande vragen? Neem dan contact met ons op! Een kort telefonisch consult is bij ons gratis. |