Waarom zou mijn bedrijf een ISO 9001-certificaat willen?

Je hoort klanten over ISO 9001 praten. En het valt je bij steeds meer concurrenten en collega’s op dat zij zo’n certificaat hebben. Dat geeft je misschien het gevoel dat jij iets mist, of dat je kansen laat liggen. Daar komt nog bij dat sommige van je contacten zeggen dat het goed is om ISO 9001 gecertificeerd te zijn. Je hebt je in het onderwerp verdiept, en hebt al een algemeen idee wat die ISO 9001-norm inhoudt. Wij kennen de afwegingen, de voordelen en valkuilen die in de praktijk spelen.

In dit artikel beantwoorden we vragen zoals: waarom zou ik certificeren? Moeten wij wel gecertificeerd worden? Wanneer wel en wanneer niet? En om de juiste beslissing te nemen: wat kost het om niet te certificeren?

Wat houdt ISO 9001-certificering concreet in?

Met een ISO 9001-certificaat toon je aan dat je aan de ISO 9001-norm voldoet. In principe mag iedereen jouw bedrijf een certificaat geven (inclusief jullie zelf!). Maar zo’n certificaat heeft pas echt waarde wanneer het is afgegeven door een certificeerder (ook wel certificerende instelling genoemd). Dat is een bedrijf dat gespecialiseerd is in, en bekend staat om, het afgeven van certificaten.

Een certificaat krijg je niet zomaar; het is niet een kwestie van een aanvraagformulier insturen en per kerende post heb je het certificaat. Nee, jullie zullen moeten bewijzen dat je aan de norm voldoet.

Daarvoor brengen de auditoren van de certificeerder een bezoek aan jouw bedrijf. Tijdens dat bezoek spreken zij met diverse leidinggevende en uitvoerende medewerkers, kijken mee in dossiers en computersystemen, en kijken rond op de werkplekken. Wanneer jullie tijdens dat bezoek aantonen dat jullie de eisen van de norm goed invullen, geeft de certificeerder een certificaat af. Er komt nog een meer gedetailleerd artikel waarin we zo’n bezoek verder uitwerken.

Dat je aan de norm voldoet, moet je ieder jaar opnieuw bewijzen, want de certificeerder komt ieder jaar terug.

Dankzij het onafhankelijke, steeds herhaalde onderzoek geeft het certificaat jullie klanten het “gerechtvaardigd vertrouwen in de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem”, zoals dat zo mooi heet. Een ISO 9001-certificaat zegt niets over de kwaliteit van een individueel product of dienst. Het zegt iets over de zorg die een bedrijf besteedt aan het voortbrengen van producten en diensten én over haar vermogen om te verbeteren.

Wat zijn (goede) redenen voor ISO 9001-certificering?

Waarom doen bedrijven die moeite om aan ISO 9001 te voldoen? Er zijn twee soorten redenen waarom ISO 9001-certificering voor jullie zinvol kan zijn: externe (de klanten) en interne (de behoeftes van je eigen bedrijf).

Reden 1: de klanten

De eerste reden zijn je klanten. Er zijn bedrijven en (overheids)organisaties die het fijn vinden wanneer jouw bedrijf gecertificeerd is. En er zijn er die het eisen. Klanten hechten dus waarde aan het certificaat, het zorgt voor vertrouwen. Wanneer dat klanten zijn die jullie zelf belangrijk vinden, ligt de conclusie voor de hand: dan ga je certificeren.

Klanten hebben vaak goede redenen om een ISO 9001-certificaat van je te vragen of te eisen. Het kan zijn dat ze zelf gecertificeerd zijn, en veel waarde aan de audits van de certificeerder ontlenen. Iets wat ze hun leveranciers ook gunnen. Wat vaker voorkomt, is dat zij meer zekerheid willen over de producten en diensten die ze inkopen. Hoe groter de kans dat die aan hun inkoopeisen voldoen, hoe minder gedoe. Certificering geeft ze geen zekerheid over het product of de dienst zelf, maar wél over de manier waarop jullie aandacht geven aan de juiste dingen leveren.

Soms vragen klanten om ofwel een ISO 9001-certificaat, ofwel een uitleg hoe jullie de kwaliteit van je producten en diensten zekerstellen. Bij aanbestedingen zie je zo’n keuzemogelijkheid met enige regelmaat. Het hebben van een certificaat scheelt je een heleboel uitlegwerk. En je geeft in één keer het vertrouwen dat het bij jullie goed zit.

Reden 2: de behoeftes van je eigen bedrijf

Wanneer je bedrijf groeit, kom je voor nieuwe uitdagingen en problemen te staan. Soms problemen rond de diensten die jullie leveren of de producten die jullie maken. Vaker zit het venijn in de onderlinge samenwerking. De bestaande structuur en werkwijzen passen niet meer. ISO 9001 geeft je handvatten om daar opnieuw over na te denken. In ons artikel Wanneer is ISO 9001 wel/niet geschikt voor mijn bedrijf? helpen we je te onderzoeken of ISO 9001 echt iets voor jou is. En bij welke vraagstukken juist niet.

Daarnaast kan het prettig zijn om af en toe iemand kritisch naar je manier van werken te laten kijken. Ook als je bedrijf geen concrete organisatie-uitdagingen heeft. Een buitenstaander die, juist doordat zij buitenstaander is, onlogische en vreemde werkwijzen ziet. Nieuwe medewerkers en accountants doen dat. Maar niet elke nieuwe medewerker kan of durft kritisch te zijn. En lang niet elk MKB-bedrijf is controleplichtig en dan komt de accountant ook niet verder dan alleen de boekhouding. Nog een optie is om een adviseur met wie je het goed kunt vinden te vragen om periodiek je organisatie door te lichten.

Een auditor van een certificeerder heeft ook zo’n kritische blik. En dus is certificeren óók een manier om een buitenstaander structureel rond te laten kijken.
💡 Let wel op of een certificeerder de soort kritische blik heeft die jij nodig hebt; zie ook ons artikel Hoe kies ik een certificeerder?

Wat kost het om ISO 9001 niet  in te voeren?

Een ISO 9001-certificering brengt kosten met zich mee. In het artikel Wat kost ISO 9001-certificering leggen we uit welke. Niet certificeren betekent die kosten niet maken, zou je denken. Dat klopt, maar kan wel betekenen dat je andere, verborgen kosten oploopt.

In de eerste plaats zijn er gemiste opdrachten. Namelijk de opdrachten van bedrijven voor wie een ISO 9001-certificaat een zwaarwegende eis is. Uiteraard niet van toepassing wanneer jouw klanten die eis niet stellen.

⚠️ Maar let op: Het kan best zijn dat je niet eens wéét dat je een opdracht gemist hebt. Er zijn veel opdrachtgevers die eerst je website checken om te zien of je gecertificeerd bent. Niet zichtbaar? Dan kom je niet op hun shortlist…

Een veel venijnigere soort kosten zijn de kosten van inefficiëntie. ‘Venijnig’ omdat ze voor een belangrijk deel niet (goed) zichtbaar zijn. Denk aan: niet-declarabele uren door het overdoen van werk (en het sussen van de klant daarover), mislukte producten goedkoper verkopen of weggooien, of tijd besteed aan nazorg of het uitvoeren van garantie. En vergeet ook deze niet: tijd besteed aan onnodig ingewikkelde werkwijzen en onnodige controles, uitzoekwerk doordat goede ideeën niet met elkaar gedeeld zijn, en reputatieverlies. Dit soort kosten worden de kosten van non-kwaliteit, of faalkosten genoemd.

Vooral in groeiende MKB-bedrijven lopen de kosten van non-kwaliteit ongemerkt flink op. ISO 9001 met zijn focus op processen, en het beheersen en verbeteren ervan, helpt om je faalkosten te verminderen. Overigens is het niet zo dat ISO 9001 het enige hulpmiddel is. Met kritisch en op afstand de manier van werken bekijken, kom je ook ver! Gebruik bijvoorbeeld een aantal van de eenvoudige gereedschappen van kwaliteitsmanagement.

Kun je ISO 9001 ook ‘los’ gebruiken, dus zonder certificering?

ISO 9001 is een norm die gebruikt wordt om organisaties te certificeren. Maar ook als het jou niet om het certificaat gaat, is het een zeer bruikbaar document! ISO 9001 geeft namelijk handvatten voor het structureren van de processen in je bedrijf.

Uitgangspunt van de norm is het continu tevreden stellen van klanten. Zij beschrijft de voorwaarden waaraan de bedrijfsvoering moet voldoen om dat mogelijk te maken. Denk aan hoe weet je wat klanten willen, en hoe jullie processen – van (productontwikkeling en) verkoop tot en met levering – verlopen. ISO 9001 vraagt verder hoe de directie en andere leidinggevenden in de gaten houden hoe alles loopt en hoe ze zorgen dat er verbeterd wordt. Ook een aantal randvoorwaarden komen aan de orde, zij het summier (en financiën en pre-sales blijven zelfs geheel buiten beeld). De belangrijkste vragen die de norm stelt hebben we hier beschreven.

Dus ISO 9001 is prima te gebruiken, ook wanneer je niet wilt certificeren.

Een ISO 9001-certificaat draagt bij aan het vertrouwen in jouw bedrijf

Een ISO 9001-certificaat lijkt slechts een papiertje aan de muur. Maar waar het papiertje voor staat is belangrijk. Het laat zien dat jouw bedrijf werkt aan kwaliteit, continu verbeteren en vertrouwen opbouwen bij je klanten. Ofwel: dat jullie een goed werkend kwaliteitssysteem heeft.

Daardoor opent een certificaat deuren bij (potentiële) klanten. Tegelijk brengt het kwaliteitssysteem structuur in een groeiende organisatie en vermindert het verborgen kosten (zoals inefficiëntie en faalkosten).

Ben je overtuigd van het algemene nut van ISO 9001? Lees dan het vervolgartikel Wanneer is ISO 9001 wel/niet geschikt voor mijn bedrijf? en ontdek aan de hand van concrete vragen of het de juiste stap is voor jouw situatie.

Met een helder beeld van wat ISO 9001 voor jouw bedrijf kan betekenen, kun je gefundeerd kiezen voor de weg die het beste bij jouw klanten, je processen en je ambities past.