Hoe kies ik de beste ISO 9001-certificeerder voor mij?

Je wilt ISO 9001-certificering regelen en bent toe aan de volgende stap: een certificeerder kiezen. Maar zodra je zoekt, zie je door de bomen het bos niet meer. Overal dezelfde beloften (“klantgericht”, “betrouwbaar”, “ervaren”). En ergens rond stap 3 in hun stappenplan is altijd ‘vraag een offerte bij ons aan’. Maar niemand zegt waar je eigenlijk op moet letten.

Je bent al goed op weg: je hebt de voor- en nadelen van ISO 9001 afgewogen en besloten het in jouw bedrijf in te voeren. Je weet ook wat de stappen zijn om aan de norm te gaan voldoen, of bent daar al (ver) mee gevorderd.

Wat je nu nodig hebt, is houvast om een keuze te maken die écht bij jullie past. Wij hebben tientallen bedrijven geholpen bij het kiezen van een certificeerder, en we weten hoe lastig dit proces is. En we hebben geleerd welke tips en valkuilen er zijn. In dit artikel delen we die met je. Je krijgt inzicht in wat certificeerders wel en niet van elkaar onderscheidt. Je ontdekt hoe je de juiste vragen stelt, offertes vergelijkt, en een partij kiest die niet alleen audit, maar ook begrijpt waar jouw bedrijf voor staat.

Waar heb je eigenlijk een certificeerder voor nodig; wat doet die?

Kort gezegd heb je een certificeerder (ook vaak Certificerende Instelling of CI genoemd) nodig om aan te tonen dat je aan een norm voldoet – in dit geval ISO 9001. Het kan zijn dat sommige van je klanten zo’n certificaat eisen. Ook voor je imago kan dat relevant zijn: je laat zien dat je de boel goed op orde hebt én dat je het aandurft om een externe daar een oordeel over te laten geven. Maar lees daarover meer in ons artikel over de kosten en baten van ISO 9001-certificering.

Het langere antwoord op de vraag is dit. Iedereen mag zeggen dat zijn bedrijf aan ISO 9001 voldoet. Maar een klant denkt dan gemakkelijk: ‘dat zeg je nou wel, maar is het ook waar?’ Wanneer je een buitenstaander laat toetsen dat je aan de eisen voldoet, is dat objectiever. Zeker wanneer dat een bedrijf is dat daarin gespecialiseerd is. Een certificeerder dus.

Nu hebben adviesbureaus ook verstand van ISO 9001. Kan jouw adviseur je dan niet gewoon een certificaat geven? Tja, dat lijkt natuurlijk wel heel erg op wanneer je het zelf zegt. Een slager die zijn eigen vlees keurt. Dus dat vinden klanten ook geen geschikte constructie.

Welke ISO 9001-certificeerders zijn er?

Er zijn enkele tientallen certificeerders in Nederland actief die ISO 9001-certificaten afgeven. De meeste kun je vinden bij de Raad voor Accreditatie. We leiden je door de wirwar.

Om te beginnen heb je de grote, internationale certificeerders: Bureau Veritas, Dekra Certification, DNV Business Assurance, Kiwa, LRQA, SGS Nederland, TÜV Nederland. Hun voordeel is dat ze internationaal bekend en actief zijn. Dat kan handig zijn wanneer je vestigingen in het buitenland hebt (die je ook wilt laten certificeren). Of wanneer je klanten hechten aan de naam van een certificeerder. Hun nadeel is dat deze certificeerders zó groot zijn dat je wegvalt in de massa. We zien dat MKB-bedrijven daar geen vaste contactpersoon hebben en dat ze weinig of geen inspraak hebben in de planning en in welke auditor hen zal bezoeken.

Er zijn ook een aantal puur Nederlandse certificeerders. Sommige bedienen veel sectoren, zoals NCI Certificering. De meeste richten zich vooral op bepaalde sectoren, zoals DigiTrust en Brand Compliance (beide IT), Certificatie in de Zorg (zorg), en CIIO en EIK Certificering (beide kennisintensieve dienstverlening in brede zin). Hun voordeel is dat ze in het algemeen flexibel zijn in de planning. En van de laatste drie weten wij dat ze alleen auditoren inzetten die tegelijk ook kwaliteitsmanager of -adviseur zijn. Wij ervaren dat deze certificeerders daardoor pragmatischer zijn. Wat trouwens niet hetzelfde is als soepeler.

(👉🏻 Goed te weten: onze Diederik is een van de auditoren van EIK Certificering.)

Welke certificeerder moet je kiezen?

Er is geen verplichting over welke certificeerder je moet kiezen. Je bent daar volledig vrij in. Vraag je het volgende af om tot een keuze te komen:

• Is een bepaalde certificeerder in mijn specifieke branche opvallend sterk aanwezig? Dat kan een goede reden zijn om voor deze te kiezen: zij kennen de branche. Het nadeel kan zijn dat ze ook menen de branche zo goed te kennen dat ze je dwingen tot bepaalde werkwijzen (en dat is iets wat ze niet mogen).
• Bevelen mijn grote klant(en) een bepaalde certificeerder aan? Dat kan een goede reden zijn om voor deze te kiezen: het geeft de klant extra vertrouwen. Maar let wel: het zou de klant niet uit moeten maken welke certificeerder je uiteindelijke kiest: ze doen allemaal hetzelfde werk.
• Is een internationaal netwerk nodig, bijvoorbeeld omdat je vestigingen in het buitenland hebt? Dan is een grote, internationale certificerende instelling handig. Het is geen noodzaak: internationale vestigingen, zeker in buurlanden, kunnen prima door een Nederlandse certificeerder worden geaudit.
• Vind je enige specialisatie prettig?
  • Voor alle kennisintensieve dienstverlening zijn CIIO en EIK Certificering goede partners.
  • In de zorg: Certificatie in de Zorg.
  • Zit je in de IT en wil je een partij die daar specifiek thuis in is: DigiTrust of Brand Compliance.

Het is wel zo dat ook de grote certificeerders auditoren inzetten die het soort bedrijven dat ze auditen snappen. De kans dat je bijvoorbeeld een scheepscontroleur krijgt die jouw IT-bedrijf komt auditen is nul.

Hoe kies je een certificeerder? Wat is een goed stappenplan?

Dit stappenplan helpt je om zelf de keuze te maken voor een certificeerder die bij je past:

1. Bepaal wat je belangrijk vindt in het contact met de certificeerder (zowel hun backoffice als hun auditoren). Als je algemene criteria hebt die je voor al je ingekochte diensten gebruikt, moet je die er natuurlijk ook bijhalen.
2. Kies een stuk of 3 certificeerders uit, zie het lijstje hierboven om je daarbij te helpen.
3. Nodig die uit, ten minste digitaal, maar liefst bij jullie op kantoor. Certificeren is mensenwerk, dus het is goed persoonlijk kennis te maken! Het is helemaal mooi als de beoogde auditor bij de afspraak aansluit.
4. Voer de gesprekken met 2 of 3 mensen van jouw bedrijf. Iedereen zal andere dingen zien, vragen en horen.
5. Laat ze allemaal offertes sturen. Dat willen ze altijd graag, en het helpt je vergelijken. Vergelijken tussen de certificeerders, én vergelijken of het gevoel dat je uit het gesprek had, klopt met het gevoel dat de offerte je geeft. Het zal je opvallen dat de tijd die ze aan een audit besteden ongeveer gelijk tussen alle certificeerders. In ons artikel over de kosten van certificering lees je waarom dat zo is.
6. Kies er een 🙂. Doe dat gezamenlijk met de mensen die bij de gesprekken waren. Gebruik je criteria die je vooraf had opgesteld, aangevuld met jullie indrukken.