In normen als ISO 9001 en HKZ staat dat organisaties hun leveranciers moeten beoordelen. Waarom is dat zo dwingend gesteld? Dat heeft een aantal redenen:
- de produkten of diensten die ingekocht worden hebben invloed op uw produkt of dienst, en dus op de tevredenheid van uw klanten,
- de juiste materialen en diensten zorgen voor een goed lopend proces, waardoor uw medewerkers met meer plezier hun werk doen en er geen onnodige vertragingen optreden (wat er weer toe leidt dat uw klanten zich beter behandeld voelen),
- iedereen wil graag waar voor z’n geld en geen gezeur over foute of te late leveringen.
Er zijn dus diverse aanleidingen om leveranciers regelmatig tegen het licht te houden. Op welke manier en met welke regelmaat moet door een organisatie zelf worden vastgesteld. Immers, de produkten van de ene leverancier hebben een veel grotere invloed op de door u geleverde diensten of produkten, dan die van een andere. En de ene leverancier levert nou eenmaal beter op tijd en tegen een betere kwaliteit / prijs-verhouding dan de andere.
| Een voorbeeld uit de praktijk van verzorgingshuizen: De bloemen die op de afdelingen voor de gezelligheid worden neergezet, hebben geen grote invloed op de tevredenheid van de bewoners. De leverancier van die bloemen zal dus zelden of nooit beoordeeld worden. Wanneer hij wél beoordeeld wordt, zal dat op slechts weinig criteria zijn (vooral prijs waarschijnlijk). De tuin van het huis heeft een wat grotere invloed op de tevredenheid van de bewoners, en bepaalt mede de uitstraling. Het belang van de diensten van de hovenier is dus al groter. Deze zal waarschijnlijk jaarlijks beoordeeld worden, waarschijnlijk op enkele criteria (onder andere: het resultaat van zijn werk, klachten daarover en prijs). De apotheek die dagelijks de benodigde medicijnen levert is echter van essentieel belang voor het leveren van een goede zorg. Zowel de apotheek als de leveringen zullen dus geregeld beoordeeld worden. En de beoordeling zal op verscheidene criteria zijn (onder andere: leverbetrouwbaarheid, juiste leveringen, omgaan met klachten en wellicht ook prijs). |
Resultaat van de beoordeling
Leveranciersbeoordeling beogen wat te bereiken (zie de hierboven genoemde redenen). Dus moeten er conclusies uit de beoordeling worden getrokken. De conclusies zetten aan tot actie, bijvoorbeeld:
- Voortaan alleen bij leverancier X bestellen als er haast is geboden. Leverancier Y levert beter en goedkoper, maar heeft daarvoor iets meer tijd nodig.
- Voortaan bij leverancier S alleen de catheters kopen, en bij leverancier T de catheterzakken.
- Materialen van leverancier Q moeten bij ontvangst volledig worden gecontroleerd, voordat ze worden gebruikt.
Hoe beoordelen?
De manier waarop een organisatie haar leveranciers beoordeelt wordt door niemand voorgeschreven. Organisaties bepalen dus zelf hoe ze dat doen. Wij geven u twee ideeën voor hoe u zou kunnen beoordelen: een eenvoudig formulier en een wat uitgebreidere lijst.
Nog even iets over het vastleggen: het doel hiervan is om in de toekomst nog te weten waarom een bepaalde conclusie over een leverancier is getrokken. En bij een volgende beoordeling kan het erg handig zijn te weten hoe een leverancier de vorige keer op bepaalde criteria scoorde (of er bijvoorbeeld vorig jaar veel of juist geen klachten waren, beïnvloedt de beoordeling nu).