ISO 9001 eist in veel woorden dat belangrijke leveranciers worden geëvalueerd (net als EN 15224 en HKZ). ‘Belangrijke’ leveranciers zijn personen en organisaties die direct invloed hebben op de geleverde kwaliteit. Dat evalueren, dat beoordelen van leveranciers moet tijdens het selecteren van de leverancier gebeuren. Én het moet in de loop van de tijd. Hieronder leggen wij uit wat dat beoordelen inhoudt en welke frequentie logisch is.
Tip van Diederik
Belangrijke leveranciers bij kennisintensieve organisaties zijn bijvoorbeeld wél de ingehuurde zzp’ers, de IT-partner en onderaannemers. Maar (meestal) níet de accountant, de telecomprovider en de cateraar. Of bij een productiebedrijf wél de leveranciers van grond- en hulpstoffen en halfproducten, maar níet die van adviesdiensten. Let wel, de belangrijke leveranciers zijn het minimum – dáárvan eist ISO 9001 een beoordeling. Maar het staat je volledig vrij om ook andere leveranciers op een gestructureerde manier te beoordelen.
Criteria voor het beoordelen van leveranciers
Als je wilt beoordelen, zul je criteria moeten hebben. Welke en hoeveel, dat is aan je organisatie. En je kunt ook zelf bepalen of je alle soorten leveranciers op dezelfde criteria beoordeelt, of dat er variatie is. Het is natuurlijk wel slim om de criteria die je bij de selectie hebt gebruikt voor een belangrijk deel overeen te laten komen met de criteria die je tijdens de periodieke beoordeling gebruikt. Veelgebruikte criteria zijn:
- Reactiesnelheid
- Klantvriendelijkheid
- Flexibiliteit
- Leverbetrouwbaarheid
- Geleverde kwaliteit
- Prijs/kwaliteitverhouding
Verder moet je vooraf nadenken hoe je op de criteria zult beoordelen. Is het een rapportcijfer, een score op een vijfpuntsschaal, of zeer goed / goed / matig / slecht?
De beoordeling zelf
Beoordeling bij selectie geschiedt logischerwijs door het inkoopteam. Dat kan de inkoper zijn bij vaker voorkomende soorten inkoop. Bij het selecteren van een strategische partner zullen veel meer medewerkers betrokken zijn. Dit ligt voor de hand.
In de praktijk ligt het minder voor de hand wie de periodiek herbeoordeling doen. Terwijl dat eigenlijk ook voor de hand ligt: wie zicht heeft op de prestaties van de leverancier, moet(en) de beoordeling doen. Soms is dat één persoon, bijvoorbeeld de projectleider of de teamleider in geval van een zzp’er. Soms zijn het meerdere personen, zoals de IT-afdeling, het MT-lid met IT in portefeuille, en de product owner in geval van de IT-partner.
Een beoordeling van leveranciers komt in de praktijk alleen ‘vanzelf’ wanneer er grote ontevredenheid over een leverancier is. Voor het overige moet iemand de periodieke beoordeling initiëren. Meestal is dat de inkoopverantwoordelijke of de kwaliteitsmanager. Maar hoe vaak is ‘periodiek’? Uiteraard bepaal je ook dat zelf, maar een logische minimumfrequentie is eens per jaar. Daarmee past het in het jaarritme waar veel organisaties in denken. En het sluit ook logisch aan op de directiebeoordeling, die in het algemeen ook jaarlijks wordt gehouden (en waarin de prestaties van leveranciers een van de onderwerpen is). Voor zzp’ers die op projectbasis worden ingehuurd is een evaluatie na afloop van het project ook een zinvolle optie.
Resultaat van de beoordeling
Het doel van het beoordelen van leveranciers is natuurlijk niet de beoordeling als zodanig. De beoordeling is de onderbouwing van een besluit over het selecteren van of doorgaan met een leverancier. Dat besluit kan in essentie een van drie conclusies zijn:
- Stoppen met deze leverancier
- Doorgaan
- Doorgaan onder voorwaarden. Die voorwaarden kunnen variëren van een goed gesprek met de leverancier en het alleen bestellen van bepaalde producten of onder bepaalde omstandigheden, tot het versterken van de ingangskeuring of controles tijdens de uitvoering van diensten.
Dat besluit wordt het beste genomen door degene die eindverantwoordelijk is voor de inzet van de ingekochte producten en diensten. Deze baseert zich op alle beoordelingen van de desbetreffende leverancier.
👉🏻 Zorg dat de beoordeling en de conclusie worden vastgelegd en bewaard! Dat is een verplichting van ISO 9001.
Beoordelen van leveranciers: een voorbeeld
Voor het beoordelen van leveranciers kun je gebruik maken van een formulier met deze opzet. Wanneer je dat in Forms van Google of Microsoft maakt, kun je eenvoudig de informatie van de ingevulde formulieren in een overzichtelijke spreadsheet zetten.
Leveranciersbeoordeling |
||||
| Beoordeeld Door medewerker: Op datum: |
Betreft leverancier:
|
|||
| Criterium | Slecht | Matig | Goed | Zeer goed |
| Reactiesnelheid |  |
|
|
|
| Klantvriendelijkheid | |
|
|
|
| Flexibiliteit | |
|
|
|
| Leverbetrouwbaarheid | |
|
|
|
| Geleverde kwaliteit | |
|
|
|
| Prijs/kwaliteitverhouding | |
|
|
|
| Opmerkingen:
|
||||
| Conclusie: Wil je bij deze leverancier blijven inkopen? JA / NEE | ||||