Er is gekozen voor een voorbeeld uit "de bouw". Een soortgelijke oplossing is ook voor andere bedrijfstakken te bedenken.
Het doel van dit formulier is:
- Primair: het verzamelen gegevens ten behoeve van analyse. Met deze analyse kan gezien worden bij welke werksoorten en/of leveranciers regelmatig afwijkingen worden gesignaleerd. Bij veel voorkomende afwijkingen kan dan naar de oorzaak gezocht worden om herhaling te voorkomen.
- Secundair: een geheugensteun voor (hoofd-)uitvoerder dat afwijkingen worden opgelost. Immers, zonder een formulier worden afwijkingen ook wel afgehandeld.
| Project: |
| Werksoort 05 Bouwplaatsvoorzieningen 10 Stut- en sloopwerk 12 Grondwerk 14 Buitenriolering en drainage 15 Terreinverhardingen 20 Funderingspalen en damwanden 21 Betonwerk 22 Metselwerk 23 Ruwbouw timmerwerk 25 Metaalconstructiewerk 30 Kozijnen, ramen en deuren 33 Dakbedekkingen 34 Beglazing 40 Stucadoorswerk 41 Tegelwerk ... et cetera ... 00 Overig |
||||||||||||||||||||||||
|
Om het primaire doel "verzamelen gegevens" te kunnen realiseren, hoeft de uitvoerder niet al te veel belast te worden met het invullen van onnodige gegevens. Hij hoeft per afwijking alleen maar in te vullen:
| Werksoort | Het nummer van het werksoort (verkregen uit linker kolom) |
| Leverancier | De naam van de eventueel betrokken leverancier. Kort: de werksoort is immers bekend en daarmee ook de officiële bedrijfsnaam en dergelijke. |
| Rapport | Voor elke afwijking een uitgebreid rapport is niet noodzakelijk. Indien de organisatie er voor kiest om voor bepaalde gevallen dit toch te doen (bijvoorbeeld "de directie moet dit beslist weten" of "Rijkswaterstaat wil het"): omcirkel ja of nee en noteer eventueel het betreffende rapportnummer. |
| Omschrijving | Kan ook heel kort zijn (drie woorden). Belangrijk is, dat na verloop van tijd ongeveer nog begrepen wordt waar de afwijking ook-al-weer over ging. |
| Af | In de ideale situatie direct nadat de afwijking is hersteld: een vinkje, kruisje of datum van afhandelen noteren. Op deze manier kunnen overige medewerkers - bij afwezigheid van de (hoofd-)uitvoerder - een inzicht krijgen in de stand van zaken op het project. |
Werkwijze:
- (Hoofd-)uitvoerder vult gegevens tijdens het project in.
- Na afronding van het project wordt het formulier bij de administratie ingeleverd.
- Periodiek worden de ingeleverde formulieren in een spreadsheet gezet: alleen projectnummer - werksoort - leverancier!
- Kwaliteitsmanager analyseert gegevens. De formulieren kunnen altijd worden ingezien indien hij/zij wil weten: "is er een rapport geschreven", "waar gaan dit soort afwijkingen veelal over?" of "wanneer is die-en-die afwijking afgehandeld?". Zonodig neemt de kwaliteitsmanager contact op met de (hoofd-)uitvoerder.