7 simpele gereedschappen

Pareto-diagram

De 80/20-regel, ofwel het Pareto-principe, is het principe dat heel vaak ongeveer 80% van de problemen worden veroorzaakt door 20% van de knelpunten (en ook dat 80% van de winst komt van 20% van de klanten).
Om een Pareto-diagram te maken tel je het aantal keer dat een oorzaak zich voordoet. De oorzaken rangschik je op frequentie van voorkomen (de meest-voorkomende als eerste). In een grafiek zet je zowel het aantal per oorzaak, als het cumulatieve percentage uit. Zo maak je visueel welk oorzaken veel voorkomen - en dus bij voorkeur als eerste aangepakt moeten worden.

Histogram

Een histogram is een visuele weergave van het aantal waarnemingen - bijvoorbeeld de output per week, of het aantal fouten per product. Per categorie wordt met een staaf de frequentie weergegeven. Zo wordt het heel visueel welke categorie opvallend vaak - of juist opvallend zelden - voorkomt. De uitschieter(s) vraagt nader onderzoek.

Spreidingsdiagram/ puntenwolk

In een spreidingsdiagram zet je twee verschillende kenmerken (van bijvoorbeeld je product of dienst) tegen elkaar af. Bijvoorbeeld het aantal fouten tegen de batchgrootte, de urenoverschrijding tegen de opdrachtomvang, of de temperatuur tegen de vochtigheid. De ene waarde op de x-as, de andere op de y-as. Elke waarneming zet je in het diagram op de desbetreffende x- en y- waarde. Met het toenemen van het aantal ingevulde waarnemingen zie je wel of geen verband: hoe dichter alle punten bij een te trekken rechte lijn liggen, hoe sterker de correlatie. Let op: bij weinig punten levert het spreidingsdiagram geen betrouwbare informatie op.

Regeldiagram/ controlekaart

In een regeldiagram zet je in volgorde van productie/ tijd een meetwaarde uit. Bijvoorbeeld de dikte van het geproduceerde materiaal, de vochtigheid ervan, of de tijd van een handeling. Met een flinke set gegevens is het gemiddelde en de standaardafwijking te berekenen. Teken het gemiddelde in, plus als signaleringslijnen twee standaardafwijkingen daarboven en -onder. De waarnemingen buiten de signaleringslijnen hebben een bijzondere oorzaak en vereisen dus nader onderzoek. Alles tussen de signaleringslijnen is normaal gedrag van het proces.

De regelkaart heeft na deze exercitie overigens ook nut voor de processturing: komt de meting buiten de signaleringswaardes, dan is ingrijpen gewenst. Binnen de signaleringslijnen is ingrijpen onverstandig!

Turfstaat

De turfstaat is het allereenvoudigste gereedschap. Maak een lijst van mogelijke waarnemingsuitkomsten (bijvoorbeeld soorten fouten, klachten, of reden van retouren. Laat daarachter "turfruimte" en zet een turfstreepje telkens wanneer je een waarde tegenkomt. Door zijn eenvoud is de turfstaat ook prima te gebruiken om uit te zoeken of er wel een serieus probleem is: vraag bijvoorbeeld het secretariaat bij te houden hoe vaak iemand niet doorverbonden kan worden, of de verkopers hoe vaak de klantgegevens niet kloppen.

Visgraat-diagram

Het visgraat- of Ishikawa-diagram is een analysegereedschap om mogelijke oorzaken van een probleem te identificeren. In de vissekop zet je het probleem, de hoofdgraten zijn de oorzaakcategorieën: mens, machine, methode, metingen, materialen, milieu (in de zin van: omgeving) en management. De kleinere graten, de meer specifieke mogelijke oorzaken, brainstorm je bij elkaar. Een uitgebreidere uitleg van het gebruik van het visgraatdiagram vind je in dit filmpje. Diverse van de bovenstaande gereedschappen kun je vervolgens gebruiken om te onderzoeken welke oorzaak het belangrijkst is.

Stroomschema

Een stroomschema is een schematische weergave van een proces. Je kunt het gebruiken om te analyseren hoe het er nu in werkelijkheid aan toegaat. En om de gewenste werkwijze te schetsen.

Kan jouw organisatie hulp gebruiken bij het analyseren van (de knelpunten in) jouw processen? Wij staan je met alle plezier met raad en daad terzijde! Neem dus gerust contact met ons op.